Privacy Policy of MLG Office App by Mylan Group

Effective Date: April 15, 2025

Welcome to the MLG Office App, an application exclusively designed for Mylan Group’s internal use to manage employee attendance and send work-related notifications. We are committed to protecting the business data and information processed within the app. This Privacy Policy explains how we collect, use, store, and safeguard information within the scope of the app’s use.

1. Information We Collect

The MLG Office App collects only the information necessary to support internal HR management and attendance tracking. The types of information include:

a. Business Account Information (Business Email)

We use business email addresses provided and managed by Mylan Group to send notifications related to attendance, work schedules, and internal business activities.
The app does not collect or use personal email addresses or personal phone numbers of employees.
Business account data is stored for the duration of your employment with Mylan Group and may be retained after your departure to meet the company’s HR management and legal requirements.

b. Camera Access

The app requires camera access to scan QR codes for recording employee check-in and check-out at the workplace.
Data from the camera (QR code images) is processed immediately to verify attendance and is not stored long-term. Only attendance information (time, status) is recorded and stored for HR purposes.
You may deny camera access and use alternative attendance methods, such as entering a verification code provided by management.

c. Location Access

The app may request location access to verify the attendance location for employees working at remote or non-fixed sites.
We only collect coarse location data (within a few hundred meters) when you use the attendance feature in the app to confirm you are at a designated work area.
With your explicit consent, we may use background location access to automatically record attendance when you arrive at a remote work location. You can disable this permission at any time in the app settings.
Location data is stored for 1 year for HR management purposes and may be retained longer if required by company policy or legal obligations.
You may deny location access and use alternative attendance methods, such as verification via business email or an attendance code.

2. Purpose of Information Use

We use the collected information to:

Business Email: Send notifications about attendance, work schedules, and internal business activities.
Camera: Enable QR code scanning to verify check-in and check-out at the workplace.
Location: Verify the work location of employees, particularly those working remotely, to ensure accurate and efficient attendance tracking.

Information is used solely for Mylan Group’s HR management purposes and not for any other purposes beyond those stated in this policy.

3. Information Security

We implement industry-standard security measures to protect business data and information within the app, including:

Encryption: Data is transmitted via secure protocols (HTTPS) and stored on protected servers.
Access Restriction: Only authorized Mylan Group personnel can access the data, with strict control measures in place.
Periodic Audits: We regularly review our systems to prevent unauthorized access and ensure data security.

4. Information Sharing

Collected information is used internally within Mylan Group and is not shared with third parties, except in the following cases:

When required to comply with legal obligations, such as court orders or regulatory requests.
With internal service providers (e.g., cloud storage services) that are contractually obligated to protect the data under strict security standards and process it only per our instructions.

We do not sell, trade, or use the app’s data for advertising, marketing, or any external purposes.

5. Data Storage and Deletion

Storage:
- Business account information (email) and attendance data (time, location) are stored for the duration of your employment with Mylan Group.
- After your departure, this data may be retained to meet the company’s HR management needs (e.g., attendance records, work reports) or legal requirements, per Mylan Group’s internal policies.
- Data from the camera (QR codes) is not stored long-term; only attendance information is recorded. Location data is stored for up to 1 year, unless required longer for legitimate purposes.
Deletion:
- Since the app uses business accounts and data for internal management, you cannot directly delete account data. However, you may contact us at mlg.it@mylangroup.com to request a review of deleting certain data, if appropriate under company policy and legal requirements.
- We will process requests within 30 days and notify you of the outcome.

6. Children’s Privacy

The MLG Office App is designed exclusively for Mylan Group employees aged 18 and older and is not intended for children under 13. We do not collect data from children under 13. If we detect any data related to children under 13, we will delete it immediately. Parents or guardians may contact us at mlg.it@mylangroup.com with any concerns.

7. User Rights

As an employee using the app, you have the following rights:

Access Information: Contact HR management or email mlg.it@mylangroup.com to view your business account information and attendance data.
Manage Permissions: Enable or disable camera and location access in the app settings. If you deny these permissions, we provide alternative attendance methods, such as code entry or business email verification.
Request Support: Contact us for assistance with data or app usage inquiries.

We respect your choices and ensure the app remains functional if you deny camera or location access.

8. Links to Other Websites

The app may contain links to third-party websites, such as Mylan Group’s internal portal. We do not control or assume responsibility for the content, privacy policies, or practices of these websites. We recommend reviewing their privacy policies before use.

9. Contact

If you have questions, concerns, or requests regarding this Privacy Policy or the data in the app, please contact:

Email: mlg.it@mylangroup.com

This Privacy Policy is available in the app’s settings and on Mylan Group’s internal website at [insert URL if available]. You can access it anytime to view the latest version.

10. Policy Updates

We may update this Privacy Policy to reflect changes in the app, HR processes, or legal requirements. Any revisions will be communicated via the app or your business email. We encourage you to review the policy periodically for the latest information.

Chính sách Quyền riêng tư của MLG Office App bởi Mylan Group

Ngày hiệu lực: 15/04/2025

Chào mừng bạn đến với MLG Office App, một ứng dụng dành riêng cho doanh nghiệp của Mylan Group để quản lý điểm danh và gửi thông báo công việc cho nhân viên. Chúng tôi cam kết bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp và thông tin được xử lý trong ứng dụng. Chính sách quyền riêng tư này giải thích cách chúng tôi thu thập, sử dụng, lưu trữ, và bảo vệ thông tin trong phạm vi sử dụng ứng dụng.

1. Thông tin chúng tôi thu thập

MLG Office App chỉ thu thập thông tin cần thiết để hỗ trợ quản lý nhân sự và điểm danh trong doanh nghiệp. Các loại thông tin bao gồm:

a. Thông tin tài khoản doanh nghiệp (Email doanh nghiệp)

Chúng tôi sử dụng địa chỉ email doanh nghiệp do Mylan Group cung cấp và quản lý để gửi thông báo liên quan đến điểm danh, lịch làm việc, và các hoạt động công việc nội bộ.
Ứng dụng không thu thập hoặc sử dụng email cá nhân hoặc số điện thoại cá nhân của nhân viên.
Dữ liệu tài khoản doanh nghiệp được lưu trữ trong suốt thời gian bạn làm việc tại Mylan Group và có thể được giữ lại sau khi bạn nghỉ việc để đáp ứng yêu cầu quản lý nhân sự và quy định pháp lý của công ty.

b. Quyền truy cập máy ảnh

Ứng dụng yêu cầu quyền truy cập máy ảnh để quét mã QR nhằm ghi nhận điểm danh ra vào của nhân viên tại nơi làm việc.
Dữ liệu từ máy ảnh (hình ảnh mã QR) được xử lý ngay lập tức để xác minh điểm danh và không được lưu trữ lâu dài. Chỉ thông tin điểm danh (thời gian, trạng thái) được ghi lại và lưu trữ vì mục đích quản lý nhân sự.
Bạn có thể từ chối quyền truy cập máy ảnh và sử dụng phương pháp điểm danh thay thế, chẳng hạn như nhập mã xác minh do quản lý cung cấp.

c. Quyền truy cập vị trí

Ứng dụng có thể yêu cầu quyền truy cập vị trí để xác minh địa điểm điểm danh cho nhân viên làm việc tại các địa điểm từ xa hoặc không cố định.
Chúng tôi chỉ thu thập vị trí thô (khoảng cách vài trăm mét) khi bạn sử dụng tính năng điểm danh trong ứng dụng để xác nhận bạn đang ở khu vực làm việc được chỉ định.
Với sự đồng ý rõ ràng của bạn, chúng tôi có thể sử dụng quyền truy cập vị trí nền để tự động ghi nhận điểm danh khi bạn đến địa điểm làm việc từ xa. Bạn có thể tắt quyền này bất kỳ lúc nào trong cài đặt ứng dụng.
Dữ liệu vị trí được lưu trữ trong 1 năm vì mục đích quản lý nhân sự và có thể được giữ lâu hơn nếu cần theo chính sách của công ty hoặc yêu cầu pháp lý.
Bạn có thể từ chối quyền truy cập vị trí và điểm danh bằng các phương pháp thay thế, chẳng hạn như xác nhận qua email doanh nghiệp hoặc mã điểm danh.

2. Mục đích sử dụng thông tin

Chúng tôi sử dụng thông tin thu thập được để:

Email doanh nghiệp: Gửi thông báo về điểm danh, lịch làm việc, và các hoạt động công việc nội bộ.
Máy ảnh: Cho phép quét mã QR để xác minh điểm danh ra vào tại nơi làm việc.
Vị trí: Xác minh địa điểm làm việc của nhân viên, đặc biệt đối với nhân viên làm việc từ xa, nhằm đảm bảo quy trình điểm danh chính xác và hiệu quả.

Thông tin chỉ được sử dụng cho các mục đích quản lý nhân sự của Mylan Group và không được sử dụng cho bất kỳ mục đích nào khác ngoài những gì nêu trong chính sách này.

3. Bảo mật thông tin

Chúng tôi áp dụng các biện pháp bảo mật tiêu chuẩn ngành để bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp và thông tin trong ứng dụng, bao gồm:

Mã hóa: Dữ liệu được truyền tải qua giao thức an toàn (HTTPS) và lưu trữ trên máy chủ được bảo vệ.
Hạn chế truy cập: Chỉ nhân sự được ủy quyền của Mylan Group mới có thể truy cập dữ liệu, với các biện pháp kiểm soát nghiêm ngặt.
Kiểm tra định kỳ: Chúng tôi thường xuyên đánh giá hệ thống để ngăn chặn truy cập trái phép và đảm bảo an toàn dữ liệu.

4. Chia sẻ thông tin

Thông tin thu thập được chỉ sử dụng nội bộ trong Mylan Group và không được chia sẻ với bên thứ ba, trừ các trường hợp sau:

Khi cần tuân thủ yêu cầu pháp lý, chẳng hạn như lệnh của tòa án hoặc cơ quan quản lý.
Với các nhà cung cấp dịch vụ nội bộ (như dịch vụ lưu trữ đám mây) được cam kết bảo vệ dữ liệu theo các tiêu chuẩn bảo mật nghiêm ngặt và chỉ xử lý dữ liệu theo hướng dẫn của chúng tôi.

Chúng tôi không bán, trao đổi, hoặc sử dụng dữ liệu từ ứng dụng cho mục đích quảng cáo, tiếp thị, hoặc bất kỳ mục đích bên ngoài nào.

5. Lưu trữ và xóa dữ liệu

Lưu trữ:
- Thông tin tài khoản doanh nghiệp (email) và dữ liệu điểm danh (thời gian, địa điểm) được lưu trữ trong suốt thời gian bạn làm việc tại Mylan Group.
- Sau khi bạn nghỉ việc, dữ liệu này có thể được giữ lại để đáp ứng yêu cầu quản lý nhân sự của công ty (ví dụ: hồ sơ điểm danh, báo cáo công việc) hoặc theo quy định pháp lý, theo chính sách nội bộ của Mylan Group.
- Dữ liệu từ máy ảnh (mã QR) không được lưu trữ lâu dài; chỉ thông tin điểm danh được ghi lại. Dữ liệu vị trí được lưu tối đa 1 năm, trừ khi cần giữ lâu hơn vì mục đích hợp pháp.
Xóa dữ liệu:
- Vì ứng dụng sử dụng tài khoản doanh nghiệp và dữ liệu phục vụ mục đích quản lý nội bộ, bạn không thể trực tiếp xóa dữ liệu tài khoản. Tuy nhiên, bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua email mlg.it@mylangroup.com để yêu cầu xem xét xóa một số dữ liệu nhất định, nếu phù hợp với chính sách công ty và yêu cầu pháp lý.
- Chúng tôi sẽ xử lý yêu cầu trong vòng 30 ngày và thông báo kết quả cho bạn.

6. Quyền riêng tư của trẻ em

MLG Office App được thiết kế dành riêng cho nhân viên của Mylan Group từ 18 tuổi trở lên và không hướng đến trẻ em dưới 13 tuổi. Chúng tôi không thu thập dữ liệu từ trẻ em dưới 13 tuổi. Nếu phát hiện bất kỳ dữ liệu nào liên quan đến trẻ em dưới 13 tuổi, chúng tôi sẽ xóa ngay lập tức. Phụ huynh hoặc người giám hộ có thể liên hệ qua email mlg.it@mylangroup.com nếu có thắc mắc.

7. Quyền của người dùng

Là nhân viên sử dụng ứng dụng, bạn có các quyền sau:

Truy cập thông tin: Liên hệ với quản lý nhân sự hoặc qua email mlg.it@mylangroup.com để xem thông tin tài khoản doanh nghiệp và dữ liệu điểm danh của bạn.
Quản lý quyền: Bật hoặc tắt quyền truy cập máy ảnh và vị trí trong cài đặt ứng dụng. Nếu bạn từ chối các quyền này, chúng tôi cung cấp phương pháp điểm danh thay thế, như nhập mã hoặc xác nhận qua email doanh nghiệp.
Yêu cầu hỗ trợ: Liên hệ với chúng tôi để giải đáp thắc mắc về dữ liệu hoặc cách sử dụng ứng dụng.

Chúng tôi tôn trọng lựa chọn của bạn và đảm bảo ứng dụng vẫn hoạt động bình thường nếu bạn từ chối cấp quyền máy ảnh hoặc vị trí.

8. Liên kết đến các trang web khác

Ứng dụng có thể chứa liên kết đến các trang web bên thứ ba, chẳng hạn như cổng thông tin nội bộ của Mylan Group. Chúng tôi không kiểm soát hoặc chịu trách nhiệm về nội dung, chính sách quyền riêng tư, hoặc hoạt động của các trang web này. Chúng tôi khuyến nghị bạn xem xét chính sách quyền riêng tư của họ trước khi sử dụng.

9. Liên hệ

Nếu bạn có câu hỏi, thắc mắc, hoặc yêu cầu liên quan đến chính sách quyền riêng tư hoặc dữ liệu trong ứng dụng, vui lòng liên hệ:

Email: mlg.it@mylangroup.com

Chính sách quyền riêng tư này được hiển thị trong phần cài đặt của MLG Office App và trên trang web nội bộ của Mylan Group tại [thêm URL nếu có]. Bạn có thể truy cập bất kỳ lúc nào để xem phiên bản mới nhất.

10. Sửa đổi chính sách

Chúng tôi có thể cập nhật chính sách quyền riêng tư này để phản ánh các thay đổi trong ứng dụng, quy trình quản lý nhân sự, hoặc quy định pháp lý. Mọi sửa đổi sẽ được thông báo qua ứng dụng hoặc email doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi khuyến khích bạn kiểm tra chính sách định kỳ để cập nhật thông tin mới nhất.